Przykładowe obszary zastosowania

Elektroniczny sekretariat

Elektroniczny sekretariat łączy funkcjonalności związane z zarządzaniem dokumentem, tworzeniem rejestrów oraz obsługą korespondencji. Pozwala rejestrować korespondencję, która wpływa do firmy w postaci uzupełnianych automatycznie dzienników korespondencji, ewidencjonować dokumenty według ich typów w postaci elektronicznych segregatorów oraz „pilnować” by dokumenty w segregatorach były aktualne i kompletne. System usprawnia wysyłanie korespondencji, w tym korespondencji tradycyjnej. Automatycznie tworzona jest pocztowa książka nadawcza oraz dziennik korespondencji wychodzącej. Integracja z programami kurierskimi pozwala śledzić przesyłkę po wysłaniu.

Zalety elektronicznego sekretariatu:

  • szybkie wyszukiwanie dokumentów w dziennikach korespondencji, możliwa po wszystkich dostępnych kategoriach (nazwie, opisie, numerze ewidencyjnym, dacie itd.),
  • możliwość śledzenia korespondencji, w tym również korespondencji papierowej,
  • kategoryzacja korespondencji,
  • wiązanie korespondencji z kontrahentem i/lub sprawą,
  • ograniczenie obciążeń pracy sekretariatu,
  • ograniczenie liczby drukowanych dokumentów.

Obieg dokumentów kosztowych

Zarządzanie fakturą kosztową, przepływem akceptacji kosztów i ich nadzorowaniem jest kluczowym elementem każdej organizacji. Skutecznym narzędziem, wspierającym ten proces jest system Vario, który m.in. poprzez automatyczne zaczytywanie danych z faktur, wsparcie procedowania faktury i integrację z systemami FK, czyni proces akceptacji kosztów szybkim, tanim i wygodnym. Pozycje kosztowe mogą być przypisywane do centrów kosztów, np. MPK lub projektów, dzięki czemu na bieżąco można kontrolować zabudżetowane koszty.

Przykładowa ścieżka akceptacji faktury - DocuSoft Vario

Przykładowa ścieżka akceptacji faktury

Utworzoną i opisaną fakturę kosztową otrzymuje przełożony pracownika. Ma on możliwość przesłania FV do księgowości lub zwrot FV do poprawy. Po akceptacji przez przełożonego, faktura kosztowa zostaje przesłana do działu księgowego. Następnie trafia do Głównego Księgowego lub jego Zastępcy, by finalnie, po akceptacji Zarządu, mogła zostać wysłana do systemu ERP.

Zalety rozwiązania:

  • skrócenie czasu poprzez automatyczne zaczytywanie danych z faktur,
  • ograniczenie pomyłek na skutek wprowadzenia zatwierdzonego procesu obiegu faktury,
  • dostęp do pełnej informacji związanej z procedowanymi fakurami,
  • automatyczne tworzenie raportu z obiegu,
  • eksport zaczytanych i uzupełnionych danych do systemu finansowo-księgowego

Obsługa projektów

Vario oferuje pełny zakres funkcjonalności składający się na obszar zarządzania projektem w każdej firmie. Funkcjonalności obejmują m.in.: obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, zarządzanie projektem oraz jego dokumentacją, zarządzanie podwykonawcami, kooperacjami, kontrolę przebiegu projektu, kosztów w projekcie, raportowanie, monitorowanie postępu prac, zarządzanie zmianą, zarządzanie portfelem projektów, planowanie zasobów, standaryzację zarządzania projektami, opracowywanie i rozwój metodyki realizacji projektów.

W Vario można stworzyć własne wzorce projektów, a także zaimportować ich strukturę z MS Project, systemów ERP lub systemów kosztorysowania. Również budżety projektów można tworzyć bezpośrednio w systemie lub importować ze źródeł zewnętrznych, np. arkuszy MS Excel. W systemie można także planować zasoby, korzystając z zaawansowanych funkcji terminarzy. Realizacja zadań w ramach projektów może być ewidencjonowania w postaci kart pracy.

Zalety rozwiązania:

  • usprawnienie komunikacji oraz koordynacji pracy zespołów,
  • szybkie dotarcie do informacji i dokumentów związanych z projektem,
  • wzrost efektywności pracy,
  • kontrola budżetu projektu,
  • zarządzanie cyklem życia projektów.

 

Budżetowanie projektu

Systemem Vario idealnie sprawdzi się również w kontrolowaniu budżetów projektów. Dzięki możliwości importowania danych ze źródeł zewnętrznych zgromadzisz w jednym miejscu wszystkie koszty i przychody wynikające z realizacji projektów, stworzysz jego bieżący bilans i porównasz go z wartościami zaplanowanymi w budżecie.