Obieg dokumentów kosztowych

Zarządzanie fakturą kosztową, przepływem akceptacji kosztów i ich nadzorowaniem jest kluczowym elementem każdej organizacji. Skutecznym narzędziem, wspierającym ten proces jest oprogramowanie biznesowe Vario, które m.in. poprzez skuteczny OCR faktur, wsparcie workflow faktury i integrację z systemami FK, czyni proces akceptacji kosztów szybkim, tanim i wygodnym. Pozycje kosztowe mogą być przypisywane do centrów kosztów, np. MPK lub projektów, dzięki czemu na bieżąco można kontrolować zabudżetowane koszty.

 

Przykładowa ścieżka akceptacji faktury - DocuSoft Vario

Przykładowa ścieżka akceptacji faktury

Zarejestrowaną (poprzez skuteczny OCR faktur) i opisaną fakturę kosztową otrzymuje przełożony pracownika. Ma on możliwość jej przesłania (przy pomocy polecenia obiegu/workflow) do księgowości lub zwrot  do poprawy. Po akceptacji przez przełożonego, faktura kosztowa zostaje przesłana do działu księgowego. Następnie trafia do Głównego Księgowego lub jego Zastępcy, by finalnie, po akceptacji Zarządu, mogła zostać wysłana do systemu ERP, co kończy proces obiegu faktury. 

Zalety rozwiązania:

  • skrócenie czasu poprzez automatyczne zaczytywanie danych z faktur (OCR faktur),
  • ograniczenie pomyłek na skutek wprowadzenia zatwierdzonego procesu obiegu faktury,
  • dostęp do pełnej informacji związanej z procedowanymi fakturami,
  • automatyczne tworzenie raportu z obiegu (workflow faktury),
  • eksport zaczytanych i uzupełnionych danych do systemu finansowo-księgowego