Elektroniczny sekretariat

Elektroniczny sekretariat łączy funkcjonalności związane z zarządzaniem dokumentem (DMS), tworzeniem rejestrów oraz obsługą korespondencji. Pozwala rejestrować korespondencję, która wpływa do firmy w postaci uzupełnianych automatycznie dzienników korespondencji, ewidencjonować dokumenty (oraz edokumenty) według ich typów w postaci elektronicznych segregatorów oraz „pilnować” by dokumenty w segregatorach były aktualne i kompletne. System usprawnia wysyłanie korespondencji, w tym korespondencji tradycyjnej. Automatycznie tworzona jest pocztowa książka nadawcza oraz dziennik korespondencji wychodzącej. Integracja z programami kurierskimi pozwala śledzić przesyłkę po wysłaniu. 

Zalety elektronicznego sekretariatu:

  • szybkie wyszukiwanie dokumentów w dziennikach korespondencji, możliwa po wszystkich dostępnych kategoriach (nazwie, opisie, numerze ewidencyjnym, dacie itd.),
  • możliwość śledzenia korespondencji, w tym również korespondencji papierowej,
  • kategoryzacja korespondencji,
  • wiązanie korespondencji z kontrahentem i/lub sprawą,
  • ograniczenie obciążeń pracy sekretariatu,
  • digitalizacja dokumentów papierowych (zamiana dokumentów na edokumenty)