W poprzednim artykule mówiliśmy o gwałtownym wzroście zainteresowania platformami Low-Code i analizowaliśmy, jak dostawcy systemów IT szybko wprowadzili te rozwiązania na rynek.
W tym artykule przyjrzymy się kluczowym czynnikom, które przyczyniły się do sukcesu wdrożenia systemu ERP w firmie wielospółkowej zajmującą się produkcją stali. Skoncentrujemy się na zrozumieniu potrzeb biznesowych, wyborze odpowiedniego systemu, zaangażowaniu pracowników oraz zaawansowanym monitorowaniu i zarządzaniu wskaźnikami wydajności.
Zrozumienie Potrzeb Biznesowych
Pierwszym krokiem było dokładne zrozumienie potrzeb biznesowych wszystkich spółek wchodzących w skład firmy. Każda z nich miała swoje unikalne wymagania i procesy, które należało uwzględnić w systemie ERP.
Dzięki zaangażowaniu kluczowych pracowników i menedżerów udało się zidentyfikować krytyczne obszary działalności, które wymagały wsparcia systemowego.
Wybór Odpowiedniego Systemu ERP
Wybór odpowiedniego systemu ERP był kluczowy dla powodzenia projektu. Firma zdecydowała się na rozwiązanie, które oferowało elastyczność, skalowalność oraz możliwość integracji z istniejącymi systemami.
Kluczowe było również wsparcie techniczne i możliwość dostosowania systemu do specyficznych potrzeb poszczególnych spółek.
Zaangażowanie Pracowników
Jednym z najważniejszych elementów wdrożenia było zaangażowanie pracowników na wszystkich poziomach organizacji. Dzięki regularnym szkoleniom i sesjom informacyjnym udało się zbudować świadomość i zrozumienie korzyści płynących z wdrożenia systemu ERP.
Kluczowe było również aktywne uczestnictwo pracowników w procesie testowania i dostosowywania systemu do ich potrzeb.
Procesy Wdrożone w Systemie ERP
Faktura kosztowa
Proces ten został zaprojektowany jako stosunkowo prosty, obejmujący opis, rozpisanie na MPKi (Miejsca Powstawania Kosztów), zatwierdzanie przez dyrektorów, zarząd oraz księgowość. Uproszczenie tego procesu przyczyniło się do zwiększenia efektywności operacyjnej i poprawy transparentności finansowej.
Obieg dokumentów ISO
Firma zarządza różnymi dokumentami ISO. Dzięki temu modułowi firma może skutecznie zarządzać zgodnością z normami ISO, co jest kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości operacyjnej.
Zapotrzebowania
Proces zapotrzebowań obejmuje standardowe kroki, takie jak akceptacja przełożonego, opis, akceptacja księgowego, zatwierdzenie i realizacja. Dzięki automatyzacji tego procesu firma może szybciej i efektywniej zarządzać zapotrzebowaniami, co przekłada się na lepsze zarządzanie zasobami i kosztami.
Monitorowanie i Zarządzanie Wskaźnikami
Jednym z najciekawszych elementów wdrożenia systemu ERP w firmie wielospółkowej jest zaawansowane zarządzanie wskaźnikami wydajności. Wskaźniki te odgrywają kluczową rolę w monitorowaniu efektywności operacyjnej oraz realizacji strategicznych celów organizacji. Dzięki precyzyjnemu definiowaniu i śledzeniu wskaźników, firma może dynamicznie reagować na pojawiające się wyzwania i optymalizować swoje procesy.
Definiowanie Wskaźników
Firma definiuje kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) na każdy rok, uwzględniając przy tym specyfikę działalności oraz cele strategiczne. Do najważniejszych wskaźników należą:
- Dostępność maszyn: Określa, w jakim procencie czasu maszyny są gotowe do pracy i nie są objęte awariami lub konserwacjami.
- Wadliwość produktów: Monitoruje ilość wadliwych produktów na linii produkcyjnej, co pozwala na identyfikację problemów jakościowych.
- Ilość zleceń: Śledzenie liczby zleceń realizowanych w określonym czasie pomaga w ocenie efektywności operacyjnej.
- Reklamacje: Analiza liczby reklamacji od klientów jest kluczowa dla oceny satysfakcji klientów i jakości oferowanych produktów lub usług.
- Zysk brutto: Monitorowanie zysku brutto pozwala na ocenę rentowności operacyjnej.
- Rotacja pracowników: Wskaźnik ten mierzy, jak często dochodzi do zmian kadrowych, co może wskazywać na poziom zadowolenia pracowników i stabilność zespołu.
Proces Monitorowania
Każdy wskaźnik jest monitorowany w cyklach miesięcznych, co pozwala na bieżącą analizę i szybkie identyfikowanie odchyleń od założonych celów. System ERP generuje szczegółowe raporty, które są dostępne dla menedżerów i dyrektorów odpowiedzialnych za poszczególne obszary działalności.
Procedury Korekcyjne
W przypadku niespełnienia określonych celów wskaźnikowych, system uruchamia procedury weryfikacyjne i korekcyjne. Obejmują one:
- Analizę przyczyn: Identyfikacja głównych przyczyn niespełnienia celu, co może obejmować audyty wewnętrzne, przegląd procesów produkcyjnych, czy rozmowy z pracownikami.
- Działania naprawcze: Implementacja konkretnych działań mających na celu poprawę sytuacji, takich jak dodatkowe szkolenia dla pracowników, wprowadzenie nowych technologii, czy zmiany w procesach operacyjnych.
- Monitorowanie efektów: Po wdrożeniu działań naprawczych, system kontynuuje monitorowanie wskaźników, aby ocenić skuteczność podjętych działań i w razie potrzeby wprowadzić dalsze korekty.
Wykorzystanie Wizualizacji
Dla ułatwienia interpretacji danych, wyniki są prezentowane w formie wizualizacji, takich jak wykresy, diagramy i dashboardy. Dzięki temu menedżerowie mogą szybko ocenić aktualny stan wskaźników i podejmować decyzje na podstawie przejrzystych i zrozumiałych danych.
Zaawansowane zarządzanie wskaźnikami w systemie ERP pozwala firmie nie tylko na bieżąco monitorować swoje operacje, ale także proaktywnie reagować na wszelkie odchylenia od planów. Precyzyjne definiowanie, śledzenie i analiza wskaźników umożliwia identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz wdrażanie skutecznych działań naprawczych. Dzięki temu firma może nieustannie optymalizować swoje procesy, zwiększać efektywność operacyjną i osiągać strategiczne cele.
Sukces Wdrażania ERP
Sukces wdrożenia systemu ERP zależał od zrozumienia potrzeb biznesowych, wyboru odpowiedniego systemu, zaangażowania pracowników oraz zaawansowanego monitorowania wskaźników wydajności. Dzięki tym elementom firma mogła skutecznie zrealizować swoje cele i zoptymalizować operacje.
#AnalizaBiznesowa #PlatformyLowCode #Współpraca #RozwójIT #Innowacje #TrendyIT #Automatyzacja #Technologia #PraktykaBiznesowa
