W poprzednim artykule omawialiśmy dynamiczne zarządzanie uprawnieniami w Instytucie Mechaniki – studium przypadku. Firma stanęła przed wyzwaniem w związku z nieliniowym tworzeniem zespołów projektowych, co wymagało elastycznego podejścia do zarządzania uprawnieniami. Zaprojektowany i wdrożony mechanizm pozwolił na efektywne zarządzanie dokumentacją projektową poprzez dynamiczne tworzenie zespołów zadaniowych oraz przypisywanie im odpowiednich uprawnień na poziomie folderów i dokumentów. Dzięki temu rozwiązaniu, Instytut Mechaniki mógł szybko i precyzyjnie przypisywać oraz monitorować uprawnienia, dostosowując je do bieżących potrzeb organizacyjnych.
W dzisiejszym artykule skupimy się na przypadku klienta, który zmagał się z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem dokumentacją projektową. Zakład Robót Komunikacyjnych – DOM w Poznaniu Sp. z o.o. (ZRK-DOM), specjalizujący się w kompleksowych usługach robót komunikacyjnych, borykał się z trudnościami z tradycyjnymi metodami obiegu dokumentów. Procesy te okazywały się czasochłonne i mało efektywne, co negatywnie wpływało na operacje firmy i generowało dodatkowe koszty. W odpowiedzi na te wyzwania, ZRK-DOM zdecydowało się na wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, aby usprawnić działania i zwiększyć swoją operacyjną efektywność.
Realizacja
Po dokładnej analizie dostępnych rozwiązań, ZRK-DOM wybrało system VARIO oferowany przez Docusoft Sp. z o.o. Głównymi zaletami tego systemu były zaawansowane funkcjonalności oraz możliwość integracji z istniejącym oprogramowaniem COMARCH CDN XL.
Projekt wdrożenia obejmował kilka kluczowych etapów:
- Planowanie i analiza: Docusoft Sp. z o.o. przeprowadziło szczegółową analizę potrzeb klienta, aby dostosować system Vario do specyficznych wymagań firmy.
- Implementacja: System został zainstalowany i skonfigurowany, w tym moduł OCR do automatycznego przetwarzania dokumentów oraz integracja z COMARCH CDN XL.
- Testowanie: Przeprowadzono testy funkcjonalne i integracyjne, aby zapewnić bezproblemowe działanie systemu.
- Szkolenia: W firmie ZRK-DOM przeszkolono około 100 pracowników, co pozwoliło na skuteczne korzystanie z nowego systemu.
- Wsparcie techniczne: Po zakończonym procesie wdrożenia systemu VARIO firma Docusoft Sp.z o.o. zapewniła klientowi trwałe wsparcie.
Korzyści
Wdrożenie systemu Vario przyniosło klientowi liczne korzyści:
- Zwiększona efektywność: Automatyzacja obiegu i akceptacji faktur znacząco przyspieszyła procesy księgowe.
- Lepsze zarządzanie projektami: Usprawniono zarządzanie dokumentacją projektową, co poprawiło organizację pracy.
- Optymalizacja pracy: Dzięki modułowi OCR zautomatyzowano przetwarzanie dokumentów, co zmniejszyło ilość pracy ręcznej.
- Integracja systemów: Płynna synchronizacja danych między Vario a COMARCH CDN XL umożliwiła bezproblemową wymianę informacji.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu Vario przez Docusoft Sp. z o.o. w ZRK-DOM w Poznaniu to doskonały przykład, jak digitalizacja procesów biznesowych może przynieść realne korzyści operacyjne. Profesjonalizm i wsparcie zespołu Docusoft Sp. z o.o. sprawiły, że ZRK-DOM zyskało nowoczesne narzędzie, które znacząco zwiększyło efektywność i konkurencyjność firmy na rynku robót komunikacyjnych.
#Digitalizacja #Efektywność #Automatyzacja #OCR #ZarządzanieDokumentacją #VARIO #Docusoft #ZRKDOM #InnowacjeBiznesowe #TransformacjaCyfrowa
