W ostatnim artykule mówiliśmy o narzędziu, które rewolucjonizuje sposób, w jaki firmy zarządzają dokumentami w erze cyfryzacji i zdalnej pracy. Firma Docusoft, znana z tworzenia oprogramowania Vario, odpowiedziała na wyzwania związane z tradycyjnymi metodami obiegu dokumentów, tworząc portal PodpisujTO.pl. To intuicyjne rozwiązanie zmieniło sposób, w jaki firmy przechowują, udostępniają i podpisują dokumenty. Dzięki szerokiej gamie funkcji, od ePodpisu po zaawansowane zabezpieczenia, PodpisujTO.pl pomaga pracować firmom efektywniej i budować wizerunek innowacyjnych przedsiębiorstw. Odkryliśmy, jak wiele korzyści może przynieść organizacji korzystanie z PodpisujTO.pl.
W dzisiejszym artykule skupimy się na wyzwaniach i potrzebach biznesowych przed wdrożeniem systemu OCR w dużej spółce węglowej. Omówimy, jak jedna z największych firm w Polsce poradziła sobie z problemem zaczytywania danych z tysięcy dokumentów miesięcznie i jak nasze rozwiązanie, ReadIT OCR, okazało się kluczowe w zwiększeniu efektywności operacyjnej oraz wsparciu w walce z pandemią COVID-19.
Wyzwania i potrzeby biznesowe przed wdrożeniem systemu OCR w dużej spółce węglowej
Jedna z największych firm w Polsce, działająca w sektorze węglowym, zatrudniająca ponad 20 tysięcy pracowników podzielonych na osiem spółek, jedną fundację oraz kilka zakładów, stanęła przed wyzwaniem zaczytywania danych z około 40 tysięcy dokumentów miesięcznie. Dokumenty te obejmują faktury, paragony, potwierdzenia sald, noty oraz wyciągi bankowe.
Aby sprostać tym wyzwaniom, spółka rozpisała postępowanie na dostarczenie i wdrożenie systemu do automatycznego zaczytywania danych z dokumentów.
W postępowaniu wzięło udział 12 oferentów, a nasza firma znalazła się w gronie najlepszych trzech. Ostateczny etap polegał na nauce systemów rozpoznawania dokumentów, gdzie każda z firm otrzymała 50 dokumentów do przetworzenia. Nasz system ReadIT OCR wykazał się niezrównaną efektywnością, przetwarzając dokumenty w zaledwie 44 sekundy, znacząco wyprzedzając konkurencję.
Czym jest rozwiązanie ReadIT OCR?
ReadIT OCR to zaawansowane rozwiązanie umożliwiające zaczytywanie danych z różnych ustrukturyzowanych dokumentów, ich interpretację, walidację oraz wysyłanie pozyskanych danych do systemów trzecich. System integruje się z ERP, systemem EOD oraz archiwum dokumentów. Dodatkowo, oferuje walidację danych z m.in. Białą listą, GUS, VIES i NBP, a także z systemami klienta w zakresie zgodności z bazą kontrahentów, zleceń, zamówień i umów.
Wsparcie Docusoft w walce z COVID-19
Dzięki współpracy z firmą Docusoft, spółka węglowa znacząco przyspieszyła pozyskiwanie danych o wynikach testów na COVID-19. Docusoft, na zlecenie i przy współudziale wewnętrznego działu IT, przygotowała oprogramowanie do rozpoznawania danych z badań laboratoryjnych na obecność wirusa wywołującego COVID-19. Rozwiązanie to wielokrotnie skróciło czas przetwarzania wyników badań, co ułatwiło pracę stacji sanitarno-epidemiologicznych oraz umożliwiło szybkie informowanie pracowników o wynikach badań.
Spółka stanęła przed wyzwaniem przebadania kilkunastu tysięcy pracowników, gdzie szybkie przekazanie wyników badań było kluczowe dla podjęcia decyzji o ewentualnej kwarantannie i powrocie pracowników do pracy. ReadIT OCR został skonfigurowany do rozpoznawania danych z badań, które następnie były weryfikowane i uzupełniane o dane identyfikujące pacjenta. Dzięki temu możliwe było szybkie identyfikowanie pracowników z wynikiem pozytywnym, planowanie kolejnych badań oraz zarządzanie pracą zakładów.
Cieszymy się, że mogliśmy efektywnie wesprzeć spółkę węglową i stacje sanitarno-epidemiologiczne w tym trudnym czasie. Nasze oprogramowanie, wiedza i profesjonalizm pozwoliły na znalezienie rozwiązania w sytuacji kryzysowej – podsumowuje Andrzej Nycz, Prezes Zarządu Docusoft.
Podsumowanie
ReadIT OCR zastępuje przepisywanie danych z ponad 85 tys. dokumentów finansowych miesięcznie. Dzięki mechanizmom rozbudowanej weryfikacji i analizy danych, do systemów trzecich – systemu ERP oraz systemu elektronicznego obiegu dokumentów trafiają kompletne, pewne i odpowiednio przetworzone dane.
System zastępuje pracę kilkudziesięciu osób, które dotychczas wprowadzały i analizowały dane – przypisywały je do umów, zleceń, czy zamówień.
Wdrożenie systemu ReadIT OCR w dużej spółce węglowej nie tylko poprawiło efektywność przetwarzania dokumentów, ale również odegrało kluczową rolę w walce z pandemią, wspierając procesy zarządzania zdrowiem pracowników i bezpieczeństwem operacyjnym.
#Automatyzacja #OCR #Efektywność #Technologia #PrzetwarzanieDanych #ERP #Węgiel #COVID19 #TransformacjaCyfrowa #Innowacje #ZarządzanieDokumentami #BezpieczeństwoPracy #WalidacjaDanych #Przemysł #WdrożenieSystemu #Współpraca #ReadIT #Docusoft
