
Kontekst i wyzwania
Adams Sp. z o.o., jeden z czołowych producentów opakowań z tektury falistej, stanął przed wyzwaniem usprawnienia zarządzania dokumentacją. Celem było zautomatyzowanie procesów księgowych i zwiększenie efektywności obsługi zamówień klientów. Firma potrzebowała elastycznego rozwiązania, które można by dostosować do jej specyficznych potrzeb.
Proces decyzyjny
Po dogłębnej analizie dostępnych na rynku rozwiązań, Adams Sp. z o.o. wybrała system VARIO oferowany przez Docusoft Sp. z o.o. Decyzję tę podjęto na podstawie kilku kluczowych czynników:
- Moduł OCR: Zaawansowane możliwości tworzenia schematów dla faktur.
- Elastyczność: Możliwość dostosowania obiegu dokumentów do specyficznych wymagań firmy.
- Doświadczenie i wsparcie: Pozytywne opinie o wsparciu i doświadczeniu Docusoft w podobnych projektach.
Zakres wdrożenia
Wdrożenie systemu VARIO obejmowało kilka kluczowych procesów:
- Automatyzacja rejestracji faktur: Pełna automatyzacja procesu rejestracji faktur kosztowych wpływających drogą e-mailową.
- Wielopoziomowa akceptacja faktur: Usprawnienie procesu akceptacji faktur na wielu poziomach.
- Moduł OCR: Efektywne przetwarzanie faktur i tworzenie schematów rozpoznawania danych.
Wdrożenie i integracja
Proces wdrożenia rozpoczął się w 2017 roku. Docusoft Sp. z o.o. ściśle współpracowała z zespołem Adams Sp. z o.o., aby dokładnie zrozumieć ich potrzeby i specyfikę działalności. Wdrożenie zakończyło się sukcesem, a system VARIO został w pełni zintegrowany z istniejącymi procesami biznesowymi firmy. Po wdrożeniu, Docusoft przeprowadził szkolenia dla użytkowników i zapewnił bieżące wsparcie techniczne, co przyczyniło się do szybkiej adaptacji nowego systemu przez pracowników Adams Sp. z o.o. W styczniu 2024 roku firma Adams Sp.z o.o. w trakcie eksploatacji systemu zdecydowała się na poszerzenie obszaru modułowego o nowy moduł Vario.KSeF.
Wyniki i korzyści
Wdrożenie systemu VARIO przyniosło Adams Sp. z o.o. znaczące korzyści:
- Automatyzacja procesów księgowych: Znacząco usprawniono rejestrację i akceptację faktur.
- Redukcja czasu i kosztów: Zmniejszenie ilości manualnych procesów pozwoliło na oszczędność czasu i kosztów operacyjnych.
- Poprawa efektywności: Lepsza organizacja i dostępność dokumentów zwiększyła efektywność operacyjną firmy.
Podsumowanie
Wdrożenie systemu VARIO przez Docusoft Sp. z o.o. w Adams Sp. z o.o. to doskonały przykład udanej transformacji cyfrowej. Dzięki elastycznemu i skutecznemu rozwiązaniu oraz profesjonalnemu wsparciu Docusoft, Adams Sp. z o.o. zyskała nowoczesne narzędzie, które zwiększyło efektywność i konkurencyjność firmy na rynku opakowań z tektury falistej. Firma nie tylko usprawniła zarządzanie dokumentacją, ale także znacząco poprawiła swoje operacje, co przekłada się na lepsze zarządzanie zasobami i zamówieniami klientów.
#DigitalTransformation #Automation #OCR #DocumentManagement #BusinessEfficiency #CostReduction #OperationalExcellence #AdamsSpzo #Docusoft #VARIOSystem #BusinessSuccess #Innovation #PackagingIndustry #TechnologyIntegration