W ostatnim miesiącu, system Vario w firmie Arcus został rozbudowany o nowy obszar – zautomatyzowaliśmy proces obiegu faktur kosztowych. Celem wdrożenia było między innymi skrócenie czasu akceptacji kosztów w centrali oraz między centralną a oddziałami, możliwość identyfikacji stanu faktur, wyeliminowanie ryzyka ich zgubienia oraz ograniczenie pracy związanej z wprowadzaniem danych do systemu ERP.

Do usprawnienia procesu wykorzystaliśmy Vario Lite, który wykorzystuje MS Outlook do wykonywania akcji wynikających z procesu workflow. Vario Lite monitoruje skrzynki pocztowe i informuje o nowych aktywnościach poprzez powiadomienia. Wraz z powiadomieniem, pracownicy otrzymują link w wiadomości w swojej skrzynce pocztowej i klikając go zostają przenoszeni do systemu Vario, gdzie mogą zatwierdzić dokument i przesłać go dalej zgodnie z procesem workflow.

System Vario monitorując skrzynkę pocztową drukarki, rozpoznaje nie tylko tytuł wiadomości ale także jej zawartość. Jeżeli zidentyfikuje dokument jako fakturę kosztową, uruchomiony zostanie proces jej obiegu, którego pierwszym krokiem jest zaczytanie danych z faktury i wysłanie do osoby skanującej, która została zidentyfikowana poprzez system wydruków MyQ. W kolejnych krokach następuje akceptacja kosztów i ich rozpisanie na odpowiednie MPK. Odpowiednio przetworzone i kompletne dane przesyłane są do systemu MS Dynamics AX.