Biuro architektoniczne zdaje sobie sprawę, że kompletność informacji związanych  prowadzeniem projektów i spraw jest kluczowym punktem do sprawnej ich realizacji. Głównym źródłem informacji, wymiany spostrzeżeń z klientami jest medium korespondencji elektronicznej. Sprawne nim zarządzanie staje się kluczem do sukcesu firmy.

System Vario posiada funkcjonalność programu pocztowego, z tą różnicą, że oferuje obsługę korespondencji elektronicznej jak i tradycyjnej, wraz z funkcjonalnością lokalnych centrów wydruku i wysyłki. Użytkownik ma możliwość redagowania i rejestrowania korespondencji oraz wysyłania jej do adresatów zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych. Sposób transportu korespondencji może być dowolny, jedną korespondencję można wysyłać e-mailem do jednego adresata, a faksem do drugiego. Wśród typów medium jest również korespondencja tradycyjna realizowana przez operatora kancelaryjnego. 
Każda korespondencja może być opisana tematem, adresatami, datą wejścia / wyjścia, symbolem, datą stempla pocztowego oraz numerem przesyłki. Korespondencja może być również powiązana z konkretną sprawą, staje się wtedy jej zawartością.
Przychodzącą korespondencję odbiorca może dekretować, przekazać dalej lub utworzyć na nią odpowiedź. System umożliwia wielokrotną dekretację korespondencji.
Użytkownik systemu otrzymuje dostęp swojej korespondencji zgrupowanej w foldery: Poczta otrzymana, Poczta wysyłana, Poczta wysłana, Dekrety, Robocza. Vario obsługuje przypisywanie do użytkowników wielu kont e-mail oraz standardy skrzynek pocztowych POP3, SMTP i IMAP4.
W ramach uprawnień użytkownicy mogą otrzymać dostęp do skrzynek pocztowych innych użytkowników. Dodatkowo mechanizm zastępstw będący jednym z mechanizmów systemu Vario udostępnia korespondencję nieobecnego pracownika uprawnionemu użytkownikowi.
Innym obszarem wykorzystania Vario jest wspomaganie kadry menadżerskiej oraz procesów zarządzania sprawami, zasobami ludzkimi i materialnymi.