Nie od dziś wiadomo, że informacje powstające w ramach danego przedsiębiorstwa, czy firmy są własnością CAŁEJ firmy, a nie pracownika, który je wytwarza i gromadzi, schowane głęboko. Wszystko jest w jak najlepszym porządku, pracownik jest w zasięgu i gdy może nam udzielić do nich dostęp.

Co jednak dzieje się w sytuacji, kiedy pracownik jest na urlopie, a potrzebny jest pilny dostęp do informacji, które znajdują się w miejscu, o którym wie tylko on? Nie mamy dostępu do tych informacji przez co możemy nawet stracić bardzo ważnego klienta.

Dokumenty, zadania, terminy tworzone na pulpitach grup (pulpitach działów) widoczne są przez wszystkich pracowników tychże działów. Mogą być przez nich również uzupełniane. W ten sposób powstaje działowa Baza Wiedzy dostępna dla wszystkich pracowników danego działu. Do poszczególnych elementów w bazie wiedzy można przypisywać poszczególnym pracownikom odpowiednie uprawnienia np. tylko do odczytu, do edycji itp. - to rozwiązanie tego problemu oferowane przez system Vario.OneOffice, zapewniające pełen komfort zarządzania informacją.