Każdy pracownik biura architektonicznego zdaje sobie sprawę z tego jak ważnym elementem ich pracy jest zarządzanie dokumentami, które w tego typu przedsiębiorstwie narastają w tempie kwadratowym. Wymagalność specyficznych dla każdego zlecenia dokumentów może zostać zautomatyzowana, oszczędzając czas i energię pracowników biura zaangażowanych w realizację.
Jednym z podstawowych obszarów wykorzystania systemu Vario jest praca z dokumentami. Vario pozwala na utworzenie dokumentów pustych lub opartych o wzorce zgromadzone w zasobach systemu oraz na opisanie ich zdefiniowanym zbiorem atrybutów. Istnieje również możliwość importu dokumentów z zewnątrz systemu przy wykorzystaniu mechanizmu importu pojedynczych plików lub plików indeksowych oraz przy użyciu modułu skanowania, który pozwala na skanowanie do wielostronicowych dokumentów TIFF lub PDF.
Wymagalność i kompletność dokumentów może być badana przez system automatycznie przy sparametryzowanych zdarzeniach, tak aby krytyczne dokumenty danej struktury były dostępne we właściwej formie, a w połączeniu  z zadaniami i terminami, również o właściwym czasie.
Dokumenty w systemie Vario charakteryzują się wielopostaciowością źródeł, co pozwala na przechowywanie dokumentu w postaci pliku edytowalnego oraz wersji tylko do odczytu (np. PDF).
Zastosowanie mechanizmu pobierania dokumentu do edycji i zwracania go wspiera pracę grupową oraz zwiększa bezpieczeństwo danych. Uprawniony użytkownik pobierając dokument otrzymuje możliwość wprowadzania w nim zmian, natomiast pozostali uprawnieni użytkownicy mogą tylko odczytać treść pobranego dokumentu.

System Vario wyposażony jest w mechanizm wersjonowania dokumentów, który umożliwia utworzenie nowej pustej wersji dokumentu i podpięcie do niej dowolnego źródła lub utworzenie nowej wersji z aktualnej. Użytkownik ma dostęp do wszystkich wersji edytowanego dokumentu, może również dowolnie ustawiać, która z nich jest aktualna. System ostrzega, gdy użytkownik zamierza pracować nad nieaktualną wersją dokumentu. Wersjonowanie dokumentów jest jednym z ważniejszych wymaganych funkcjonalności przedstawionych przez firmę Elektrobudowa S.A., ponieważ firma chce uniknąć problemów związanych z używaniem nieaktualnych już informacji, unikając w ten sposób opóźnień w realizacji inwestycji.
Zarządzanie dokumentami odbywa się poprzez umieszczenie ich na jednym z pulpitów (Pulpit użytkownika, Pulpit grupy, Pulpit organizacji) w strukturze katalogów i folderów o dowolnym zagłębieniu, a praca nad nimi jest realizowana w skojarzonych aplikacjach biurowych zainstalowanych na komputerze.