CASE STUDY WDROŻENIA SYSTEMU VARIO W MGGP S.A.

Profil Klienta

            Firma świadczy usługi geoinformacyjne oraz projektowo-wdrożeniowe w zakresie infrastruktury technicznej. W ofercie znajdują się także kompleksowe usługi w zakresie projektowania, zarządzania inwestycjami, kartografii, katastru i geodezji. Firma specjalizuje się w zakresie wykonywania i przetwarzania zdjęć lotniczych oraz w zaawansowanych technologiach w dziedzinie geodezji, fotogrametrii i budowie baz danych systemów informacji przestrzennej. MGGP uzyskało wiele certyfikatów i nagród, sponsoruje wydarzenia kulturalne w regionie.

Sytuacja Klienta

O wdrożeniu systemu Vario w MGGP S.A. zadecydowała głownie potrzeba m.in. zapanowania nad informacjami i dokumentami gromadzonymi wokół prowadzonych projektów w oddziałach, utworzenia jednego centralnego repozytorium danych dla wszystkich oddziałów, z którego informacje dostępne byłyby poszczególnym uprawnionym pracownikom, usystematyzowania przepływu dokumentów, informacji wewnątrz oddziałów i całej firmy i powiązanie ich ze sobą w postaci procesów, przyspieszenie i usprawnienie procesu opiniowania i zatwierdzania dokumentów finansowych w tym przede wszystkim faktur, automatyzowanie procesu rejestracji i importu kart czasu pracy do systemu zewnętrznego TETA.

Rozwiązanie

            Wdrożenie systemu Vario przeprowadzone przez firmę DocuSoft Sp. z o.o., podzielone zostało na kilka etapów: przeprowadzenie analizy procesów projektowych oraz okołoprojektowych jakie występują u klienta, dopasowanie systemu Vario.BPM do potrzeb klienta zgodnie z jego wymogami, zaimplementowanie ww. procesów w ramach dopasowania, przeprowadzenie szkoleń administratorów systemu Vario, użytkowników i administratorów procesów, integracja systemu Vario z systemami zewnętrznymi tj. TETA i EURECA.

Wynikiem przeprowadzonej analizy procesów było powstanie między innymi projektów:

·         Modyfikacji i uzupełnień standardowej wersji systemu,

·         Parametryzacji i konfiguracji,

·         Integracji oprogramowania z TETA i EURECA.

W ramach uzupełnień standardowej wersji systemu zostały zaimplementowane procesy usprawniające następujące obszary :

·         Obieg korespondencji i opiniowania faktur,

·         Realizacja projektów i zarządzanie czasem pracy,

·         Ofertowanie i zawieranie umów,

·         Zarządzanie zasobami materialnymi i zamówieniami,

·         Zarządzanie zasobami ludzkimi,

·         Audytów i reklamacji.

Ponadto system Vario został zintegrowany z systemami TETA – zautomatyzowany mechanizm importu kart pracy i EURECA – wymiana danych z bazą kontrahentów.

Głównym celem wdrożenia systemu Vario było wsparcie procesów projektowych oraz okołoprojektowych, usprawnienie komunikacji i współpracy pomiędzy poszczególnymi oddziałami Klienta, ujednolicenie i usystematyzowanie numeracji dokumentów oraz skatalogowanie wszystkich danych wytwarzanych w MGGP S.A., wyeliminowanie tzw. „papierologii”.

Wdrażane rozwiązanie zrealizowano przy użyciu autorskiego systemu Vario w wersji 3 oraz modułów dodatkowych: Vario.Application.Server, Vario.Mail.Service, Vario.MailBridge, Vario.FaxBridge, Vario.Watcher, Vario.Scanning.

DocuSoft Sp. z o.o. przeprowadził podstawowe szkolenia i instruktarze użytkowników administratorów systemu Vario oraz administratorów procesów. Szkolenia miały na celu uzyskanie przez użytkowników systemu podstaw teoretycznych, pojęciowych i praktycznych w zakresie metod i technik użytkowania oprogramowania Vario. Szkolenia prowadzone były w grupach w formie wykładów, laboratoriów i konsultacji.

Po zakończeniu wdrożenia i uruchomieniu systemu Vario dostawca rozpoczął nadzór powdrożeniowy zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie z Klientem. W tym czasie dostawca zapewnił wsparcie i pomoc w pierwszych dniach działania systemu, opiekę na czas rozruchu oraz usługi doradcze i konsultacyjne w zakresie użytkowania i działania systemu Vario.

Korzyści

            Skutkiem wdrożeniu systemu Vario jest znaczna poprawa wydajności oraz efektywności pracowników, szybszy dostęp do informacji i dokumentów dzięki centralnemu repozytorium, wyeliminowana została przez to konieczność rozsyłania oryginału dokumentu do wszystkich oddziałów co np. w przypadku faktur znacznie przyspieszyło ich opiniowanie. Implementacja mechanizmu rejestracji kart pracy znacznie ułatwiła raportowanie i podniosła poziom weryfikacji czasu pracy. Ponadto w pełni zautomatyzowany został eksport kart pracy do systemu TETA. Ujednolicony i usystematyzowany został system numeracji dzięki wprowadzeniu kategoryzacji dokumentów. Dzięki implementacji procesów projektowych i okołoprojektowych znacznie wzrosła efektywność pracy członków zespołów projektowych i poprawiona została komunikacja miedzy nimi. Dzięki centralnemu repozytorium nadzór nad realizowanymi projektami został znacznie ułatwiony a co za tym idzie wzrósł jego poziom dzięki prostym mechanizmom raportowania. Wdrożenie systemu Vario pozwoliło na oszczędzenie czasu oraz zasobów, zarówno ludzkich jak i materialnych, przetrzymywanie danych w jednym centralnym repozytorium pozwoliło jednocześnie na skrócenie czasu dostępu do nich.