Specyfika środowiska pracy Biur Architektonicznych, wymaga szczególnej troski o planowanie, nie tylko realizacji zleceń, ale również zaangażowania osobowego w realizację poszczególnych zadań.
System Vario pozwala na prowadzenie dowolnej liczby terminarzy, które mogą być powiązane z innymi obiektami (takimi jak: zadanie, projekt, sprawa) lub mogą stanowić niezależne obiekty (np. terminarz urlopów, terminarz rezerwacji sal konferencyjnych, terminarz opinii, uzgodnień itd.).
Użytkownik ma możliwość wprowadzania terminów opisanych nagłówkiem, opisem, terminem rozpoczęcia i zakończenia, przypomnieniem, a w zależności od umieszczenia w systemie mogą powstać terminarze osobiste, grupowe oraz ogólnofirmowe.
Równocześnie terminarze w połączeniu z zadaniami pozwalają na tworzenie harmonogramów prac/zadań, których praktyczne wykorzystywanie usprawnia zarządzanie projektami i zasobami ludzkimi, organizuje pracę menadżera wprowadzając elementy planistyki oraz pozwala na kontrolę stanu zaawansowania prowadzonych projektów/spraw, ich składników i zadań związanych z ich realizacją.
Aby jak najefektywniej realizować powyższy cel system Vario integruje w sobie takie narzędzia wspomagania kadry menadżerskiej, jak zadania, polecenia, terminarze, czy powiadomienia.