Zwracając swoją uwagę na informatyzację działów finansowo-księgowych należy docenić fakt, iż były to jedne z pierwszych działów informatyzowanych w każdym przedsiębiorstwie.
Najczęściej jednak obszar obiegu dokumentów z tego obszaru pozostaje niedrożnym gardłem, wpływającym na skuteczność pracy w tych działach, które może powodować wiele skutków, w tym tych najbardziej niepożądanych, np. nieprzewidywalność płynności finansowej. Szczególnie jest to widoczne w firmach wielodziałowych oraz biurach rachunkowych prowadzących obsługę wielu podmiotów zewnętrznych.
W odpowiedzi na te potrzeby rynkowe, powstało oprogramowanie Vario.
Zastosowanie rozwiązania Vario, przynosi wiele korzyści w funkcjonowaniu firmy ze strony obiegu dokumentów kosztowych, do których należą między innymi:
skrócenie czasu i zmniejszenie kosztów obsługi faktur;
minimalizacja operacji manualnych;
obniżenie liczby błędów;
minimalizacja odsetek z tytułu spóźnionych płatności;
pełny podgląd do historycznych danych dla uczestników procesu.
Rozwiązania produktowe na bazie Vario, to rozwiązania skalowalne do zmieniających się wymagań naszych klientów. Rozpoczynając od obszarów procesowych o powszechnym zastosowaniu poprzez branżowe, na indywidualnych, dopasowanych zgodnie z wymaganiami klienta, kończąc.
Wprowadzenie
Bazując na kilkunastoletnim doświadczeniu w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów firma Docusoft skupiła się na wykreowaniu w ramach produkowanej serii produktów Vario rozwiązania które umożliwiłoby obsługę płynnego przepływu dokumentów do księgowań od klientów Państwa biura rachunkowego.
Cele
Wstępna analiza obsługi obiegu dokumentów wskazała następujące cele, jako jedne z głównych:
zapewnienie ciągłości przepływu dokumentów od momentu ich rejestracji / wykreowania u klientów,
ograniczenie a następnie wyeliminowanie przesyłu dokumentów tradycyjnych,
zapewnienie przesyłu danych wymaganych przy opisie dokumentów,
automatyzacja przepływu dokumentów wewnątrz Biura Rachunkowego,
Koncepcja rozwiązania
Koncepcja rozwiązania obejmuje obsługę przepływu dokumentów rejestrowanych (kosztowe) jako wpływających, zarówno u klientów Biura Rachunkowego jak i przesyłane do niego przez klientów w trybie tradycyjnym, przy czym jako optymalne rozwiązanie zakłada się osiągnięcie celu pozyskiwania dokumentów w drodze przesyłu elektronicznego oraz wyeliminowanie zdarzeń związanych z wpływem tradycyjnym dokumentów do Biura Rachunkowego.
Dokumenty rejestrowane u klientów oraz opisywane i znakowane w wymaganym przez Biuro Rachunkowe zakresie trafiać będą w postaci zbioru danych i obrazu bezpośrednio do pracowników Biura Rachunkowego, zajmujących się obsługą danego klienta.
Oryginały dokumentów mogą pozostawać w tym wypadku u klienta, a pozyskane dane będą jednocześnie stanowiły źródło do zasilenia systemów FK służących do obsługi danego klienta.
Drugim wariantem, który obsługuje system jest wpływ dokumentów drogą tradycyjną. W takim wypadku dokumenty są digitalizowane oraz opisywane danymi w trakcie ich wprowadzania w punktach rejestracji/sekretariatach Biura Rachunkowego.
Po rejestracji tryb przepływu danych i obrazu jest realizowany jak w wariancie poprzednim , przy czym oryginał dokumentu może być zarządzany oddzielnie, w tym zarchiwowany lub odesłany do klienta.
Realizacja rozwiązania opiera się na zastosowaniu oprogramowania Vario jako środowiska pracy i przepływu informacji. W biurze rachunkowym zainstalowane jest prekonfigurowane środowisko Vario przygotowane do obsługi danych spływających z oprogramowania Vario.ONE pracującego u klientów Biura Rachunkowego.
Jednocześnie zastosowanie Vario.ONE u samych klientów ma wymiar poza relacjami Biuro Rachunkowe Klient tj. jest oprogramowaniem stanowiącym wsparcie prowadzonym elektronicznie sekretariatem, w tym m.in. rejestracją pism przychodzących i wychodzących.
Synchronizacja niezbędnych danych które będą występować po stronie instalacji w Biurze Rachunkowym oraz klientami firmy będzie realizowana poprzez portal internetowy, umożliwiający jednocześnie instalację i aktualizację oprogramowania Vario.ONE.
Zapraszamy do współpracy Biura Rachunkowe
Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.
+48 33 8 105 775
