Na codzienność pracy sekretariatu składają się w dużej części działania związane z obsługą korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz obsługą dokumentów.

Duża ilość dokumentów i korespondencji w obiegu powoduje odczuwalny dyskomfort związany m.in. z efektywnym ich rozdziałem, zapanowaniem nad dekretami, odnalezieniem oryginału czy też kumulowaniem się zleceń na wysyłkę korespondencji. Aby zapobiec narastającym problemom związanym z obiegiem dokumentów, które zazwyczaj kumulują się w sekretariatach, firmy wprowadzają przepisy dotyczące przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism, inne. Zawsze istnieje jednak bariera efektywności pracy, która po prostu ma swoje granice.

Naprzeciw tym problemom wychodzi oprogramowanie Vario, profesjonalnie wspierające pracę sekretariatów. Oprogramowanie to jest z powodzeniem eksploatowane w sekretariatach dużych firm oraz koncernów, a obecnie adresowane jest również jako oprogramowanie Vario.OneOffice dla obsługi jednostanowiskowej sekretariatu z opcjonalnym rozwinięciem do dowolnej liczby stanowisk tak w sekretariacie jak i poza nim.

Vario.OneOffice udostępnia m.in :

·  Panel Kancelaryjny, przygotowany do:

·  szybkiej rejestracji korespondencji przychodzącej,

·  weryfikacji pism,

·  skanowania korespondencji,

·  wyznaczania i nadzorowania kolejek dekretacji,

·  oznaczania oryginału i śledzenia jego ścieżki obiegu,

·  zarządzania zleceniami wysyłki korespondencji tradycyjnych,

·  nadzorowania kolejek zleceń wysyłki korespondencji tradycyjnych,

·  Dzienniki Korespondencji

·  dziennik korespondencji przychodzącej

·  dziennik korespondencji wychodzącej

·  automatyczna prezentacja w dziennikach korespondencji tradycyjnej, e-maili oraz faksów

·  szybkie odszukiwanie informacji w dziennikach poprzez filtry,

·  możliwość sprawdzenia ścieżki obiegu pozycji dziennika korespondencji

·  dostęp do historii zdarzeń związanych z korespondencją

·  dostęp do zeskanowanych źródeł korespondencji

·  Tworzenie i znakowanie zbiorów ewidencyjnych,

·  Archiwizację pism,

·  Zarządzanie oryginałami pism wraz z mechanizmem potwierdzeń przemieszczeń,

·  Szafy, segregatory, teczki umożliwiające odtwarzanie rzeczywistych rejestrów pism,

·  Ponad 150 dodatkowych funkcjonalności wspierających pracę,

·  Możliwość skalowania rozwiązania na obsługę pracy grupowej i obiegu informacji w całym przedsiębiorstwie/instytucji,

Zastosowanie Vario.OneOffice znakomicie podnosi efektywność i komfort pracy w sekretariacie, a jednocześnie zapewnia bezpieczeństwo kompletności rejestrowanych informacji z mechanizmami szybkiej identyfikacji i dostępu, niezależnie od przedziału czasu jaki nas dzieli od ich zarejestrowania oraz niezależnie od ich ilości.

Vario.OneOffice to skuteczne narzędzie które musisz mieć w sekretariacie !

To wsparcie Twojej pracy oraz bezpieczeństwo dla Ciebie i firmy.