CASE STUDY WDROŻENIA SYSTEMU VARIO W ORLENPROJEKT S. A.

Profil klienta

OrlenProjekt jest spółką prawa handlowego utworzoną 1 czerwca 1998 r. przez Polski Koncern Naftowy ORLEN S. A. jako inwestora strategicznego oraz pracowników byłego Zakładowego Biura Projektów Petrochemii Płock S. A. Obecnie OrlenProjekt jest jednym z największych i najbardziej doświadczonych Biur projektowych w Polsce, przygotowanych do realizacji najbardziej skomplikowanych zadań.

Sytuacja klienta

Do wdrożenia systemu przyczyniły się m. in. problemy z wyszukiwaniem dokumentów i z docieraniem do aktualnych ich wersji. Problem sprawiała również kontrola nad obiegiem dokumentów, zdarzały się przypadki ich zagubienia. Ciężko było zapanować nad, dotychczas nadawaną ręcznie, numeracją projektów i poszczególnych składników tych projektów.

Rozwiązanie

Wdrożenie systemu Vario przeprowadzone przez firmę DocuSoft Sp. z o. o., poprzedzone podpisaniem umowy z Klientem, zostało podzielone na kilka obszarów: obsługa kart pracy, Zarządzanie projektem – obieg dokumentacji w Dziale Handlowym, Zarządzanie projektem – obieg dokumentacji projektowej, implementacja rejestrów związanych z Zarządzaniem projektem, moduł przekazywania informacji do MicroStation.Głównym celem wdrożenia systemu Vario było wsparcie procesów projektowych oraz okołoprojektowych, udrożnienie komunikacji i współpracy pomiędzy poszczególnymi działami Klienta, wsparcie komunikacji i kooperacji z kontrahentami zewnętrznymi, integracja z oprogramowaniem MicroStation oraz uporządkowanie, ustrukturyzowanie i skatalogowanie wszystkich danych wytwarzanych w OrlenProjekt S. A., wyeliminowanie tzw. „papierologii”.Wdrażane rozwiązanie zrealizowano przy użyciu autorskiego systemu Vario w wersji 3 oraz modułów dodatkowych: Vario.Scanning, Vario.MailBridge, Vario.FaxBridge, Vario.Mail.Service.DocuSoft Sp. z o. o. przeprowadził podstawowe instruktaże użytkowników oraz szkolenia administratorów systemu Vario. Instruktaże miały na celu uzyskanie przez użytkowników systemu podstaw teoretycznych, pojęciowych i praktycznych w zakresie metod i technik użytkowania oprogramowania Vario. Instruktaże prowadzone były w grupach w formie wykładów i konsultacji.Po zakończeniu instruktaży i uruchomieniu systemu Vario dostawca rozpoczął nadzór powdrożeniowy zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie z Klientem. W tym czasie dostawca zapewnił wsparcie i pomoc w pierwszych dniach działania systemu, opiekę na czas rozruchu oraz usługi doradcze i konsultacyjne w zakresie użytkowania i działania systemu Vario.

Korzyści

Dzięki utworzeniu jednego centralnego repozytorium danych z możliwością szybkiego dotarcia do najaktualniejszych informacji znacząco poprawiła się wydajność oraz efektywność pracy. Uprawnione osoby mają pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, nie ma problemów z określeniem ich lokalizacji. System podpowiada numerację dla nowotworzonych projektów oraz ich części. Automatycznie numerowana jest korespondencja przychodząca oraz wychodząca, pojawiająca się następnie w Dziennikach Korespondencji.