Przy wykorzystaniu arkuszy kalkulacyjnych do utworzonego dokumentu Oferty przejmowane są pozycje kwotowe wyliczone w arkuszu. Oferta może mieć skonfigurowane swoje pozycje ofertowe z produktami. Lista produktów może być przechowywana w Vario lub może zostać przejęta z systemów ERP – mówimy wtedy o integracji z systemami trzecimi w tym przypadku z listą produktów obszaru magazynowego.
Przykładowy scenariusz przygotowania Oferty obejmuje:
- Ofertę tworzy użytkownik np. Handlowiec z uprawnieniami do tworzenia Ofert.
- Opcjonalnie przekazuje Ofertę do innego użytkownika np. do działu technicznego do przygotowania kalkulacji oferty - system może wyświetlić listę do wyboru adresata.
- Dział techniczny wykonuje kalkulację i dołącza arkusz kalkulacyjny do Oferty i zwraca Ofertę do twórcy.
- Następnie oferta przechodzi do akceptacji przełożonego, Przełożony ma możliwość zwrotu ofert do twórcy do poprawy i może wpisać dodatkowy komunikat dla twórcy.
- Opcjonalnie ścieżka akceptacji Oferty może obejmować Zarząd np. może wymagać akceptacji Zarządu dla Oferty powyżej określonej kwoty.
- Po akceptacjach oferta wraca do Handlowca • Handlowiec wysyła Ofertę do klienta i czeka na odpowiedź – Oferta znajduje się w stanie Oczekiwanie na decyzję klienta.
- Po akceptacji Oferty przez klienta obieg Oferty kończy się.
Można w procesie uwzględnić ścieżkę negocjacji z klientem, a także zarejestrować przyczyny odrzucenia oferty. Wszystkie informacje na temat Ofert można przeglądać w rejestrze ofert zgodnie z uprawnieniami właścicielskimi oraz wynikającymi z uczestnictwa w procesie akceptacji.
Proces ofertowania może być elementem kompleksowego procesu obsługi np. Zleceń. Wtedy procesowanie Oferty staje się fazą realizacji procesu głównego. W takim przypadku proces rozpoczyna się od rejestracji Zapytania ofertowego następnie można automatycznie przejść do procesu Ofertowania, a w przypadku akceptacji Oferty przez klienta kolejną fazą będzie rejestracja Zamówienia lub procesu akceptacji Umowy w zależności od wymagań użytkownika systemu określonych w takim scenariuszu. Finalnie można również przejść do realizacji Umowy, czyli do fazy Projektu. Każda z tych faz realizacji jest związana z konkretnym dokumentem i każdy z tych dokumentów może mieć własny proces obiegu. Zakończenie jednej fazy może automatycznie aktywować koleją fazę, czyli np. Przyjęcie Oferty przez klienta może automatycznie przejść do fazy Umowa i utworzyć dokument Umowy z danymi opisowymi pobranymi z Oferty.
