- Zgłoszenie i akceptacja wniosku o wyjazd na Delegację
- Rozliczenie Delegacji
Etap pierwszy:
- Utworzenie i wypełnienie wniosku
- Akceptacja wyjazdu, środków lokomocji i zaliczki przez Przełożonego
System umożliwia wprowadzenie rozróżnienia dla delegacji krajowej i zagranicznej, w takim przypadku można uruchomić wariantową ścieżkę akceptacji np. do akceptacji Zarządu w przypadku delegacji zagranicznych. Istnieje również możliwość automatycznego wygenerowania zaliczki na podstawie formularza delegacji, wtedy formularz taki będzie posiadał swój odrębny obieg wraz z integracją z systemem bankowym. Po wymaganych akceptacjach Wniosek na wyjazd wraca do delegowanego pracownika. W odpowiednich obszarach systemu [Terminarze] naniesiona jest pozycja dla delegowanego pracownika. Informacja ta może również być wysłana do zewnętrznego systemu HR, jeśli takie będą wymagania klienta.
Etap drugi:
- Uzupełnienie arkusza rozliczeniowego np.: godziny wyjazdu, ilość przejechanych kilometrów, inne koszty itp.
- Weryfikacja i akceptacja delegacji przez dział księgowości
- Wysłanie informacji do systemu ERP
- Finansowe rozliczenie delegacji
Po zakończeniu procesu akceptacji rozliczenia Delegacji pracownik otrzymuje informację o zakończeniu procesowania jego wniosku. Jeżeli pracownik wydał więcej niż pobrał zaliczki, dostaje na konto kwotę nadwyżki wydatków. Kiedy po rozliczeniu kosztów Delegacji pracownikowi pozostały środki to zobowiązany jest do zwrotu nadwyżki do kasy firmy. Po wprowadzeniu niezbędnych informacji przekazuje jednym kliknięciem, komplet danych (zarówno dane do delegacji jak i do przelewu) do systemu ERP.
