Archiwizacja i kategoryzacja dokumentów

„Papierologia” - słowo coraz częściej używane do opisywania, bałaganu w firmach, w sferze dokumentów. Bałagan, nieusystematyzowanie dokumentów, brak kategoryzacji to przyczyny niezadowolenia i frustracji pracowników danej firmy, co pociąga za sobą niezadowolenie klientów i kontrahentów. Czyli problemy firmy.

Każdy kto miał do czynienia z powszechnie znanym bałaganem, wie o czym tu jest mowa. Jakie więc nasuwa się rozwiązanie tego problemu? Inwestycja w nowe szafy, segregatory i teczki na dokumenty?

Rozwiązaniem jest system Vario.OneOffice.

System może służyć jako archiwum dokumentów, zarówno dla tych tworzonych w formie elektronicznej jak i dla tych początkowo posiadających formę tradycyjną i następnie zeskanowanych. Można tworzyć swoje własne, wielopoziomowe struktury archiwum. Dokumenty oraz segregatory, w których się one znajdują mogą być kategoryzowane, dowolnie nazwanymi kategoriami, tworzonymi wg własnego uznania. Daje nam to ogromne możliwości charakteryzowania poszczególnych pozycji archiwum jak i ich późniejszego bardzo szybkiego wyszukiwania po dowolnym atrybucie oraz kategorii.

Istnieje możliwość wprowadzenia dla dowolnego segregatora ograniczenia zawartości wg kategorii – będzie można w nim tworzyć dokumenty tylko o danej kategorii lub na bazie wzorców (szablonów dokumentów), które taką kategorię mają przypisaną.